Инструкция По Заполнению Журнала Регистрации Исходящей Корреспонденции

Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

. Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивают регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. Правила и систему регистрации документов разрабатывают в каждой организации самостоятельно и закрепляют их в локальном нормативном правовом акте (далее – ЛНПА), например в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству.

. Для удобства работы, в т. Журнальная форма регистрации удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), когда учет документов выступает на первое место.

Однако такая форма приводит к дублированию записей, делает очень трудоемкой справочную работу по документам, затрудняет ведение срокового контроля исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале.

. Использование карточек исключает дублирование регистрационных записей, дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, облегчая информационно- справочную работу, позволяет сразу же формировать сроковую картотеку для контроля исполнения документов.

. Форма регистрационных форм (журналов и карточек, расположение в них реквизитов) также могут устанавливаться самой организацией, и закрепляться в инструкции по делопроизводству данной организации.

Регистрация распорядительных документов

. Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения и др.) и протоколы регистрируют отдельно от других внутренних документов по видам и разновидностям.

. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно- хозяйственным вопросам регистрируют отдельно (подп.

Форма журнала регистрации исходящих документов. Приложение к Инструкции, утв. Приказом Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36. Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования Регистрационный журнал входящей корреспонденции Графы журнала регистрации входящих документов Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения. Журнал для регистрации поступающих документов должен быть в. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, также регистрируют отдельно.

. Приказы по личному составу делятся на 2 подгруппы:

. Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения:

. В связи с этим все перечисленные группы приказов следует регистрировать отдельно и формировать в самостоятельные дела. В пределах каждой из групп в течение делопроизводственного года приказам присваивают отдельные порядковые номера начиная с первого.

Это значит, что в организации в течение года будет издано несколько приказов по личному составу под номерами «1», «2», «3» и т. Чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу (в зависимости от разновидности приказа) необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в подп.

• Форма журнала регистрации исходящих документов. Инструкция по делопроизводству в НГУ (далее – Инструкция) устанавливает единую.
• Журнал регистрации исходящих документов - посмотреть и заказать. В должностной инструкции менеджера по персоналу закреплена&nbsp.
• Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции.

Регистрационный индекс приказов по личному составу (7. Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме можно регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться следующие группы:

. В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о») и приказы о командировках («км»).

. При необходимости организация самостоятельно определяет условное обозначение для таких категорий приказов.

. Для регистрации приказов различных групп должны вестись отдельные журналы регистрации. Специальной формы для журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами не установлено.

Тем не менее (учитывая, что приказы являются внутренними документами организации) для их регистрации вы можете использовать форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренную Инструкцией . Протоколы, акты регистрируют по тем же правилам, что и приказы: они регистрируются на карточках или – при незначительном объеме документооборота – в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируют в отдельном журнале.

. Другие внутренние документы (докладные записки, справки и т. Для регистрации таких документов вы можете завести отдельный журнал либо при очень небольшом их количестве регистрировать в одном журнале с исходящими документами.

.

В зависимости от принятой  в организации технологии работы с документами регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов.

. Приведем примеры некоторых из таких форм.

. Форма журнала учета уведомлений

Подпись
1. Отличие в заполнении РКК для исходящих документов заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывают название организации, в которую направляется документ.

. Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным.

.

Исходящие документы- ответы рекомендуем регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы- запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информацию о документе- ответе записывают в графу «Отметка об исполнении документа». При этом порядковый номер поступления документа- запроса и порядковый номер исходящего документа- ответа будут совпадать.

. Если исходящий документ является инициативным, то он будет зарегистрирован на отдельной карточке. В зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы- ответы, однако в данном случае необходимо заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы- ответы.

.

При этом регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа, а порядковый номер ответного исходящего документа будет отличаться от регистрационного номера входящего документа.

. На каждый инициативный документ, требующий ответа, как правило, оформляют один экземпляр РКК, который помещают в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняют дополнительный экземпляр РКК, который помещают в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).

.

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов. Регистрация входящих и исходящих документов образец Итак, мы видим, что в современную организацию корреспонденция может поступать различными способами.

Сведения о документах- ответах регистрируют на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы- запросы.

. Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов.

. Форма журнала исходящих документов

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции Макет RA0. Типография РИОНМакет из архива типографии РИОН: журнал RA0.